Pourquoi la comptabilité est vitale pour une coopérative
Une coopérative manie l'argent de ses membres. Chaque campagne, elle reçoit des préfinancements, achète la production, paie le transport, perçoit le prix de vente et, parfois, des primes de certification. Sans enregistrement rigoureux, personne ne peut dire où est passé l'argent — et la confiance disparaît.
Des comptes bien tenus permettent au contraire :
- de rendre compte aux coopérateurs en assemblée générale ;
- de répartir les ristournes sur une base incontestable ;
- d'obtenir des financements auprès des banques, des exportateurs et des programmes d'appui ;
- de satisfaire les audits des démarches de certification et de durabilité ;
- de rester en règle avec l'administration fiscale.
Le cadre juridique et comptable
Les coopératives sont régies par l'Acte uniforme OHADA relatif au droit des sociétés coopératives, qui distingue la société coopérative simplifiée (SCOOPS) et la société coopérative avec conseil d'administration (COOP-CA). Elles tiennent leur comptabilité selon le SYSCOHADA révisé et doivent arrêter des comptes chaque année, présentés à l'assemblée générale.
Les documents à tenir au quotidien
- le registre des membres et le suivi des parts sociales libérées ;
- un carnet de reçus d'achat numérotés, signés du producteur ;
- la fiche de stock du magasin : entrées, sorties, pertes ;
- le journal de caisse et le journal de banque, rapprochés chaque mois ;
- le suivi des préfinancements reçus et des avances consenties aux producteurs ;
- le dossier de chaque livraison : bordereau, pesée, facture, paiement.
Les erreurs les plus fréquentes
- Confondre la caisse de la coopérative et celle de ses dirigeants. Tout mouvement doit avoir un justificatif.
- Ne pas suivre les avances aux producteurs. Sans fiche individuelle, elles sont rarement récupérées.
- Ignorer les écarts de poids entre l'achat bord champ et la livraison à l'acheteur.
- Attendre la fin de campagne pour enregistrer : les pièces se perdent, les souvenirs aussi.
- Négliger les déclarations fiscales et sociales des salariés permanents et des saisonniers.
Une organisation simple qui fonctionne
Désignez un responsable des pièces, distinct de celui qui détient la caisse. Enregistrez chaque jour d'achat. Faites un arrêté de caisse hebdomadaire signé par deux personnes. Transmettez les pièces à votre comptable chaque mois, et demandez-lui une situation de campagne : tonnage, prix moyen d'achat, charges, marge.
L'appui d'AURIX CONSEIL
Nous accompagnons les coopératives de Bouaflé, Sinfra, Bonon, Zuénoula, Toumodi, Tiébissou ou Didiévi : constitution, tenue des comptes, états financiers, préparation des assemblées générales et conseil de gestion.
Questions fréquentes
Une petite coopérative doit-elle vraiment tenir une comptabilité ?
Oui. L'obligation ne dépend pas de la taille ; seul le niveau de détail est allégé pour les très petites structures.
Qui approuve les comptes de la coopérative ?
L'assemblée générale des coopérateurs, à laquelle les dirigeants présentent chaque année les états financiers et leur rapport de gestion.
Les coopératives paient-elles des impôts ?
Leur régime fiscal comporte des particularités selon l'activité et les opérations réalisées. Faites établir votre situation exacte pour éviter les mauvaises surprises.